Personvernerklæring for Vethjem

Denne personvernerklæringen forklarer hvordan Vethjem behandler personopplysninger i mobilappen, ved bestilling av veterinærtjenester, ved bruk av videokonsultasjon, ved medlemskap og ved annen kontakt med oss. Erklæringen er utformet med utgangspunkt i personvernforordningen (GDPR), personopplysningsloven og annet relevant norsk regelverk.

Behandlingsansvarlig er VETHJEM AS, org.nr. 930 455 245, med kontaktadresse Haldenveien 321, 1923 Sørum, e-post post@vethjem.no og telefon +47 458 13 273, med mindre annet er uttrykkelig opplyst for den aktuelle behandlingen.

1. Hvilke opplysninger vi behandler

Vi behandler ulike kategorier personopplysninger avhengig av hvilke funksjoner du bruker i appen.

• Konto- og identitetsopplysninger: navn, e-postadresse, innloggingsstatus, bruker-ID, autentiseringstoken og tekniske sesjonsopplysninger.
• Kontaktopplysninger: telefonnummer, adresse og annen informasjon du oppgir ved bestilling, supporthenvendelser eller forespørsler om tjenester.
• Dyre- og kundeforhold: informasjon om kjæledyr, journalopplysninger, konsultasjoner, resepter, fakturaer, timehistorikk og tilknytning mellom deg og ditt dyr.
• Bestillingsopplysninger: valgt tjeneste, tidspunkt, besøksform (hjemmebesøk, klinikk eller video), adresse for hjemmebesøk, notater og praktiske forhold knyttet til oppdraget.
• Betalingsopplysninger: betalingsstatus, betalingsreferanser, beløp, valuta og opplysninger som er nødvendige for å opprette eller kontrollere betaling. Vi lagrer ikke fulle kortopplysninger i appen.
• Videokonsultasjonsdata: tidspunkt for videosamtalen, telemedisinlenke, tekniske signaleringsdata, informasjon om hvem som er tilkoblet, og andre opplysninger som er nødvendige for å gjennomføre en digital konsultasjon. Vi tar ikke opptak av lyd eller bilde med mindre dette opplyses og avtales separat.
• Lokasjons- og adresseopplysninger: søk etter adresser, geokoding, koordinater og stednavn når du bestiller hjemmebesøk eller sjekker om adressen ligger i tjenesteområdet.
• Push-varseldata: push-token, installasjons-ID, appversjon, byggnummer, språk, tidssone og begrenset metadata om bruk av tjenesten, for eksempel antall registrerte dyr eller om du har et aktivt medlemskap.
• Analyse- og feildata: skjermvisninger, brukshendelser, tekniske feil, krasjlogger, enhets- og appinformasjon og andre opplysninger som hjelper oss med å forstå bruk, forbedre appen og oppdage feil.
• Kommunikasjon: e-postinnhold og opplysninger du sender ved bestilling av resept, support, medlemskap eller andre henvendelser.

2. Hvorfor vi behandler opplysningene

Vi behandler personopplysninger for å levere og administrere tjenestene i appen, gi tilgang til journal- og timeinformasjon, sende resepter og meldinger, gjennomføre bestillinger, tilby videokonsultasjoner, behandle betalinger, administrere medlemskap og lojalitetsordninger, sende push-varsler, gi kundestøtte, oppfylle lovkrav og forbedre sikkerhet og funksjonalitet i appen.

3. Rettslig grunnlag

Vi behandler personopplysninger på ett eller flere av følgende grunnlag:

• Avtale: når behandlingen er nødvendig for å opprette konto, levere appfunksjoner, bestille timer, tilby medlemskap, gi tilgang til videokonsultasjon eller på annen måte oppfylle avtalen med deg.
• Rettslig forpliktelse: når vi må oppfylle plikter etter bokføringsregler, helselovgivning, sikkerhetskrav eller andre lovkrav.
• Berettiget interesse: når vi trenger opplysningene for informasjonssikkerhet, feilsøking, drift, analyse, misbruksforebygging eller forbedring av tjenesten, og interessene våre veier tyngre enn personvernulempene for deg.
• Samtykke: når loven krever samtykke, eller når du frivillig aktiverer funksjoner som push-varsler eller velger å dele opplysninger som ikke er strengt nødvendige for tjenesten.

4. Hvor opplysningene kommer fra

Opplysningene kommer hovedsakelig fra deg, fra bruk av appen og fra systemer som brukes for å levere veterinærtjenestene. Vi kan også motta opplysninger fra kliniske fagsystemer, betalingsleverandører, medlems- og lojalitetssystemer og innholdsforvaltningssystemer som brukes for å drifte tjenesten.

5. Deling av opplysninger og tredjeparter

Vi selger ikke personopplysningene dine. Vi deler opplysninger med databehandlere og samarbeidspartnere når det er nødvendig for å levere tjenestene. Relevante mottakere kan omfatte:

• Better Auth og Vethjems autentiseringstjeneste for innlogging, sesjonshåndtering og tilgangskontroll.
• Vethjems backend-tjenester hostet på Cloudflare Workers for autentisering, booking, video, medlemskap, lojalitet, e-post og Provet-proxy.
• Provet Cloud via Vethjems proxy for journal-, time-, kunde-, pasient-, faktura- og reseptrelaterte opplysninger.
• Payload CMS for innhold som tjenester, kontaktinformasjon, juridiske sider, annonseringer og medlemskapskonfigurasjon.
• Stripe for betaling av enkelte tjenester, blant annet videokonsultasjoner og medlemskap.
• Mapbox for adressesøk og geokoding ved hjemmebesøk.
• Expo push notification-tjenester, samt Apple og Google der dette er relevant, for levering av push-varsler.
• PostHog for analyse, produktforbedring og feilrapportering.
• E-postleverandør brukt gjennom Vethjems e-posttjeneste, inkludert Resend, for utsending av for eksempel resepthenvendelser og transaksjonell kommunikasjon.
• Lojalitets- og medlemskapstjenester, og eventuelt nettbutikkrelaterte systemer som Shopify, dersom du bruker medlemsfordeler eller rabattkoder knyttet til slike tjenester.

Vi deler bare opplysninger i den utstrekning det er nødvendig for det aktuelle formålet, og vi forsøker å begrense omfanget til det som er relevant.

6. Overføring utenfor EU/EØS

Noen leverandører kan behandle opplysninger utenfor EU/EØS. Dersom dette skjer, skal overføringen skje med gyldig behandlingsgrunnlag og nødvendige sikkerhetstiltak, for eksempel EUs standard personvernbestemmelser, risikovurderinger og andre lovlige overføringsmekanismer.

7. Lagringstid

Vi oppbevarer personopplysninger så lenge det er nødvendig for formålene de ble samlet inn for. Lagringstiden vil variere etter type opplysning, tjeneste og lovkrav. Kontodata og aktive tjenesteopplysninger lagres normalt så lenge du har et kundeforhold eller så lenge opplysningene er nødvendige for å levere tjenestene. Opplysninger som må oppbevares etter lov, for eksempel bokføringsmateriale eller dokumentasjon som er nødvendig for å håndtere krav, kan lagres lenger. Tekniske logg-, analyse- og cachedata blir som hovedregel slettet, rotert eller anonymisert når de ikke lenger er nødvendige for drift, sikkerhet og forbedring.

8. Informasjon lagret på enheten din

Appen bruker lokal lagring, blant annet sikker lagring i enhetens keychain/secure store, for å lagre innloggingsinformasjon, språkvalg, tema, push-relaterte identifikatorer og midlertidig cache av data for å gi raskere brukeropplevelse. Slik lokal lagring brukes for at appen skal fungere forsvarlig og mer effektivt.

9. Dine rettigheter

Du kan, innenfor rammene av gjeldende regelverk:

• be om innsyn i hvilke personopplysninger vi behandler om deg
• be om retting av uriktige eller ufullstendige opplysninger
• be om sletting når vilkårene i lovverket er oppfylt
• be om begrensning av behandlingen
• protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse
• trekke tilbake samtykke der behandlingen bygger på samtykke
• be om dataportabilitet der lovens vilkår er oppfylt
• klage til Datatilsynet dersom du mener behandlingen er i strid med regelverket

Dersom du ønsker å utøve rettighetene dine, ber vi deg kontakte oss på post@vethjem.no. Vi kan be om tilstrekkelig informasjon for å bekrefte identiteten din før vi utleverer eller endrer personopplysninger.

10. Barns personvern

Appen er rettet mot voksne brukere og dyreeiere. Dersom en mindreårig bruker appen på vegne av husstanden, skal dette skje med bistand fra foreldre eller foresatte der det kreves etter loven.

11. Informasjonssikkerhet

Vi arbeider med tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak for å beskytte opplysningene dine mot uautorisert tilgang, endring, tap og misbruk. Ingen løsning er likevel fullstendig sikker, og du bør også selv beskytte enheten din, passord og innloggingsinformasjon.

12. Endringer i erklæringen

Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen ved behov, for eksempel ved endringer i lovkrav, tjenester eller leverandører. Vesentlige endringer vil bli gjort tilgjengelige i appen eller på annen egnet måte.